Entre realizar uma venda e completar um pedido, a logística de distribuição desempenha um papel crucial na operação de um distribuidor a grosso. De facto, o processo de distribuição logística é essencial para alcançar a satisfação do cliente e o sucesso do negócio de importação e distribuição.
Trata-se, essencialmente, de uma combinação de procedimentos que movem as mercadorias de maneira eficiente e oportuna até sua entrega ao cliente. Dada a complexidade deste processo e a sua importância na gestão logística, acontece haveres problemas nas entregas ao analisar a distribuição logística das empresas. Os motivos são diversos, mas todos podem ser evitados para tornar o processo mais eficiente.
Seja devido a lacunas na gestão das entradas e saídas de mercadorias ou à ausência de supervisão e controlo de devoluções, a entrega apresenta diversos desafios que podem ser ultrapassados no contexto do distribuidor a grosso. De acordo com os princípios de um processo de distribuição logística eficiente, que procura reduzir o tempo nas rotas, controlar os motoristas e implementar uma roteirização inteligente, apresentamos neste artigo um modelo para organizar o fluxo produtivo, visando o sucesso nesta etapa.
O que é e como funciona a distribuição logística?
A logística abrange várias etapas para garantir que o produto correto seja entregue ao cliente certo – na quantidade e condição acordadas, no local e horário apropriados e com o preço correto. A distribuição logística é parte integrante deste processo e está mais diretamente relacionada ao movimento físico de um produto desde o seu ponto de origem até ao cliente final.
Isto abrange várias etapas, incluindo planeamento, controlo e execução da movimentação e armazenamento de mercadorias até à entrega final – ao consumidor ou a retalho, no caso do distribuidor de produtos a grosso como é o caso da Agrogenea.
Ao contrário dos processos logísticos internos, os processos de distribuição têm contacto direto com o cliente, impactando diretamente na satisfação do consumidor. Isto ocorre porque o prazo, a integridade dos produtos e o momento da entrega do item nas mãos do cliente compõem a experiência proporcionada pela empresa.
Para ilustrar, imagine comprar um produto numa loja virtual. A expectativa é receber o produto em casa dentro do prazo prometido e em boas condições. Do lado oposto dessa relação está o processo de distribuição logística – que reúne esforços para que isso realmente aconteça.
Qual é o fluxo ideal da distribuição logística?
O fluxo ideal da distribuição logística rege-se por adotar as melhores práticas para movimentar um produto, encontrando as maneiras mais eficientes e económicas de entregar os produtos ao cliente.
Embora cada setor de negócios e empresa tenha as suas características, cultura e desafios específicos, existem boas práticas para uma operação mais centrada no cliente, reduzindo riscos, economizando custos e aumentando a eficiência na distribuição logística.
As principais etapas que formam um fluxo de distribuição ideal são:
1. Compra das mercadorias
O processo começa na aquisição de mercadorias. Este é o primeiro passo para criar um stock capaz de atender aos pedidos dos clientes. Manter um bom relacionamento com os fornecedores é crucial, contando com mais de um parceiro para garantir que os produtos continuem a chegar.
Além disso, a negociação de preços competitivos é fundamental, especialmente no contexto do distribuidor a grosso, onde as margens de lucro podem ser baixas.
2. Armazenamento de mercadorias
Com as mercadorias prontas e dentro da empresa, é necessário armazená-las adequadamente até o momento em que saem para distribuição. Algumas boas práticas de organização do armazém incluem planear o local de armazenamento considerando características físicas e giro de stock. Criar áreas específicas para cada produto; colocar sempre primeiro as embalagens com a data de vencimento prontas a sair primeiro e utilizar o espaço do armazém na vertical são algumas das medidas que tornam o processo mais eficiente.
3. Receção de pedido
Ao finalizar uma venda, é altura de processar o pedido e organizar as mercadorias que irão ser enviadas. Neste passo, quanto mais rápido e eficiente for todo o processamento, mais cedo o pedido vai ser enviado ao cliente.
4. Separação dos produtos pedidos
Nesta etapa, ocorre a separação dos produtos que foram solicitados. Aqui, um sistema de armazenamento organizado agiliza o processo, tornando-o mais simples rápido e eficaz.
É importante ter a informação de onde encontrar o que precisa, quais os produtos que devem sair primeiro dependendo do lote e data de vencimento e como deve atualizar o stock depois de atender ao pedido. Caso contrário, poderá perder dinheiro com produtos que já não pode enviar e não terá a noção do que tem ou não disponível.
5. Definição da rota das cargas
Este paso envolve a criação da melhor rota de entrega do pedido feito, levando em consideração fatores como trajetos, posição dos clientes, uso do espaço do veículo, combustível, entre outros. Entender e criar rotas proporciona uma visão global dos custos envolvidos no transporte, sendo crucial para uma precificação adequada dos produtos.
6. Montagem da carga
Com os produtos separados e as rotas planeadas, é altura de montar a carga. Isto é, organizar os pedidos que vão para e veículo de transporte e prepará-los para que possam sair da empresa em direção aos clientes.
Etiquetagem adequada das caixas é um método bastante eficaz para organizar e coordenar o trabalho dos funcionários que irão fazer as entregas, permitindo-lhes facilmente visualizar os produtos em trânsito e entregar no local certo os pedidos feitos.
7. Entrega dos pedidos aos clientes
Se todo o processo de distribuição logística funcionar de maneira eficiente, os produtos serão entregues dentro do prazo e em ótimas condições ao cliente. No entanto, vale relembrar que imprevistos acontecem e por isso a etiquetagem adequada ajuda a resolver situações rapidamente, minimizando impactos negativos. No caso de haverem produtos extraviado ou entregues no local errado, a etiquetagem facilitará bastante na resolução da situação.
8. Retorno para o armazém
Prevendo eventuais trocas e devoluções, esta etapa envolve levar os produtos de volta à empresa e reprocessar a entrega. Nestes casos é extremamente importante ter em conta a data de expiração dos produtos para perceber se os produtos devolvidos ainda tem um período longo de “vida” e fazer a atualização de stock.
9. Análise de desempenho
Após estruturar as etapas do fluxo produtivo da distribuição logística, é essencial determinar e analisar indicadores de desempenho. São eles que vão auxiliar na verificação do cumprimento do que estava planeado, identificar o que é necessário melhorar e perceber se no fim o cliente ficou satisfeito. Estes indicadores podem incluir o número de devoluções de mercadorias, proporcionando insights para correções rápidas.
Como ter um fluxo de distribuição logística mais produtivo?
Gerir o fluxo de distribuição logística tem objetivos específicos, como fazer entregas mais eficientes, minimizar custos e maximizar lucros. Para atingir estes objetivos, é crucial melhorar e tornar todo o processo mais produtivo.
1. Melhorar a gestão de entregas
A gestão da entrega deve ser focada nas responsabilidades específicas de cada nível. Isso inclui o acompanhamento em tempo real da evolução das entregas de cada motorista para o gerente de logística e informações estratégica. Uma visão por níveis facilita tomadas de decisões rápidas e efetivas.
1º nível: Estratégico
- Informações relacionadas a OTIF (On-Time In-Full, ou “no prazo e completo”), um indicador de desempenho crucial para monitorizar a qualidade e eficácia das entregas.
- Quantidade, valor, peso e clientes envolvidos em devoluções.
- Detalhe das entregas já realizadas.
- Apresenta informações relevantes sobre produtividade e o tempo médio de entrega.
2º nível: Tático Operacional
- Visão de todas as fases dos pedidos, desde a quantidade de pedidos, valor, peso, cubagem e clientes.
- Acompanhamento em tempo real da evolução das entregas de cada motorista.
- Análise do estado dos pedidos.
3º nível: Operacional
- Listagem dos clientes.
- Quantidade de notas.
- Valor e tempo de atraso das entregas que excederam o estabelecido.
2. Utilizar um dashboard de gestão
Um sistema de informações moderno e especializado, com um dashboard, permite a visualização de todo o fluxo de distribuição e logística em tempo real. Isso facilita a monitorização e correção rápida de erros ou inconsistências, evitando problemas que afetariam a cadeia logística e o relacionamento com clientes.
Esta funcionalidade está presente em vários sistemas ERP– Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado e é bastante útil para um bom fluxo de todo o proceso.
3. Agilizar as entregas com a rota das cargas
O planeamento eficiente das rotas é crucial para evitar entregas ineficientes e demoradas. O uso de sistemas especializados de definição de rotas ajuda a otimizar constantemente esse processo, considerando informações relevantes, como locais de destino e distância entre eles.
4. Aumentar o controlo das devoluções
O controlo eficaz e uma política de devoluções bem definida reduzem as chances de devolução de mercadorias. Agir rapidamente no momento da devolução, registar o ocorrido e negociar para reverter a situação minimizam impactos negativos junto dos clientes.
Como tornar a distribuição logística mais eficiente?
A gestão logística enfrenta diversos desafios à medida que o volume de carga cresce e o transporte se torna mais complexo. Por vezes isso pode levar à devolução de encomendas e as razões podem ser várias:
- Produtos trocados ou em quantidades erradas;
- Rota ineficiente e consequente demora na entrega;
- Mau embalamento ou outros problemas nas etapas de manuseio;
- Entregas atrasadas e prazos não cumpridos.
A imprevisibilidade, como aconteceu por exemplo durante a pandemia da COVID-19, torna ainda mais desafiador a agilidade na distribuição logística. No entanto, reduzir riscos e custos de forma constante, criando um processo mais eficaz e resiliente, é crucial para enfrentar esses desafios.
Uma estratégia para aprimorar a eficácia na logística de distribuição consiste na administração de centros de distribuição, locais encarregados de rececionar, stockar e despachar produtos conforme as respectivas regiões. É crucial assegurar que a localização dos centros de distribuição seja estratégica, otimizando, assim, o transporte.
Na Agrogenea, uma vez que estamos envolvidos em todo no processo, desde a importação dos produtos para Angola até à sua ditribuição até aos clientes, torna todo o processo mais simples e eficaz, menos moroso e com preços mais atrativos.
Outro fator preponderante é a gestão do transporte, garantindo a segurança e eficiência no deslocamento da carga, considerando os prazos de entrega e a localização dos destinatários.
Nesse sentido, é imperativo investir em tecnologias para rastreamento de veículos, como aparelhos de GPS, e monitorização da carga transportada, permitindo a identificação precoce de problemas e a aplicação de medidas corretivas antes de afetarem negativamente o fluxo de distribuição.
A verificação e expedição das mercadorias representam etapas cruciais na distribuição logística e ajudam a manter a integridade ao longo do processo. Adicionalmente, é indispensável adotar tecnologias automatizadas, como leitores de códigos de barras e sistemas de gestão de pedidos.
A logística de distribuição está diretamente ligada aos custos empresariais, por isso é essencial procurar alternativas para reduzir os custos associados ao transporte, armazenamento e distribuição de produtos. Isso pode ser alcançado mediante a otimização das etapas de separação e expedição, bem como pela identificação de rotas mais eficazes para o transporte de mercadorias.
A gestão da distribuição logística tem valor para o negócio?
A distribuição logística é fundamental para garantir a entrega correta dos produtos no momento, formato e local adequados, influenciando diretamente a satisfação e fidelização dos clientes. Ela tem uma importância estratégica para o distribuidor de produtos a grosso, impactando o desempenho financeiro da empresa.
A boa novidade é que, conforme evidenciamos, apesar de a distribuição logística se configurar como uma cadeia complexa, é possível vigiá-la, mensurá-la e, por conseguinte, aprimorá-la, gerando ainda mais retorno e valor para a empresa. Adicionalmente, satisfazer as necessidades do cliente e proporcionar um serviço de qualidade superior representam alguns dos benefícios mais cruciais de uma gestão eficaz da logística.
Os clientes pedem uma entrega aprimorada, e isso tem repercursão na cadeia de abastecimento, havendo a necessidade de quem faz o serviço de distribuição prestar um serviço rápido, preciso e de excelência. Nesse contexto, a administração logística na Agrogenea assume a responsabilidade de atender aos pedidos dos clientes com base na rapidez e eficácia, reforçando assim, o valor da nossa empresa conforme feedbacks de já alguns clientes.
A eficiente gestão da distribuição logística concede o comando sobre o transporte de entrada, auxilia a manter os níveis de stock em ótimas condições, organiza o fluxo reverso de mercadorias e a utilizar os movimentos de transporte nos modos adequados, o que pode acarretar significativas reduções de custos.
A Agrogenea proporciona uma experiência completa e facilitadora aos clientes com quem trabalha. Proporcionamos uma experiência internacional, através da importação de produtos de vários países, além de tratar de toda a sua distribuição por Luanda. Temos atualmente um portfólio com vários produtos alimentares que importamos e distribuimos em Angola, para vários clientes distribuidos por mais de 150 pontos de venda em Luanda. Não hesite em entrar em contacto com a nossa equipa para ter mais informações sobre as vantagens de também fazer parte deste número.